Pidätkö nopeita ja tehokkaita kokouksia?

Pidätkö nopeita ja tehokkaita kokouksia?

Ehkä ei kannattaisi.

Ristikkäisten tavoitteiden, ylioptimistisen aikakäsityksen ja jatkuvan viestitulvan leimaamassa työelämässä nopeus ja tehokkuus tuntuu monesti houkuttelevalta konseptilta.  Nopeutta ja tehokkuutta kaipaillaan myös työpaikkojen kestosuosikilta: kokouksilta. Huokausten sävyttämänä puhutaan turhien kokousten karsimisesta. 

Turhia, siis kenen mielestä? Ovatko itse järjestämäni kokoukset tarpeellisia – muiden järjestämät turhia? Minun pöydälläni olevaan asiaan liittyvät kokoukset tarpeellisia – ’muiden asioihin’ tai isompaan kuvaan liittyvät turhia?

Vuosikausia hyvistä kohtaamisista kirjoittaneena ja kouluttaneena ajattelen, että kokouksien toimivuuden ympärillä vellova keskustelu tiivistyy kahteen asiaan:

1) onko kokous aidosti vuorovaikutteinen tilanne, joka palvelee yhteisen ajattelun kehittymistä ja monipuolistumista ja

2) onko kokoustajilla – mikä tahansa porukka koolla onkaan – yhteinen tavoite tai käsitys siitä, mitä kokouksessa ja sen ulkopuolelle on tarkoitus saada aikaan.

Ja jos vastaus pointtiin 2 on ei, on syytä palata pointtiin 1 ja lähteä kaivelemaan esiin ryhmän ajatuksia, kiinnostuksia ja intohimoja suhteessa käsillä olevaan asiaan, ja sieltä sitten edetä kohti kakkosta.

Fyysistä vai henkistä läsnäoloa?

Oli kokous pitkä tai lyhyt, ainutkertainen tai toistuva, se on tärkeä rakentaa foorumiksi, jonne ihmiset tuntevat olevansa tervetulleita. Ja edellisessä lauseessa paino on sanalla tunne. On lukuisia pieniä ja ei-materiaalisia tapoja saada toinen ihminen tuntemaan itsensä tervetulleeksi – ja varmaa on, että se ei tapahdu lauseella ’No niin, käydäänpä nyt nopeasti nämä agendalla olevat asiat läpi, ja yritetään lopettaa puoli tuntia aikaisemmin’.

Kaikilla kokouksen osanottajilla on tärkeä rooli aidosti vuorovaikutteisen ilmapiirin luomisessa, ja sen voi aloittaa esim. nostamalla katseensa läppäristä. Toisin kuin sitkeä toimistoetiketti näyttää uskottelevan, oma läppäri ei ole välttämätön kokousvaruste ja omien sähköpostien naputtelu kokouksen aikana ei ole tehokasta ajankäyttöä kuin korkeintaan yhden työtekijän osaoptimointiin kapeutuneesta näkökulmasta.

Ajasta ja paikasta riippumattoman työn maailmassa mahdollisuus keskustella asioista silmäkkäin on harvinaista herkkua, ja tämä herkku kannattaisi ihan joka kerta nauttia läsnäolevasti. Jos ja kun halutaan, että työllä on merkityksellinen yhteinen päämäärä ja kaikilla osallistujilla on edellytykset ja rooli sen saavuttamisessa.

Ja sivuhuomautuksena, että silmäkkäin voi olla myös etänä, kunhan kokoushuoneessa avataan ne kamerat eikä jätetä ihmisiä huutelemaan pelkän konferenssikaiuttimen päähän.

Dialogin johtamisen taito

Kokouksen vetäjän taito avata, sulkea ja kannatella yhteistä dialogia on käytännössä yksi tärkeimmistä työelämätaidoista. Käytännössä se tarkoittaa sitä, että vetäjä rakentaa yhteyttä osallistujien välille ja luo myönteistä uteliaisuutta yhteistä teemaa kohtaan. Hän tekee näkyväksi asioiden välisiä suhteita ja tarvittaessa auttaa kaikkia muotoilemaan ajatuksiaan tai pääsemään ääneen. Aidosti dialogiset kokoukset luovat sen pohjan, jolla hyvää työtä, onnistumisia ja uusia luovia ratkaisuja pääsee syntymään. Yhteisen ajattelun luominen ja vahvistaminen kantaa pitkälle osittuneiden työnkuvien ja kiireen sävyttämässä arjessa.

Jos kokoukset taas muistuttavat enemmän sitä, että yhdessä kokoonnutaan toteamaan se missä kohtaa ”liukuhihnaa” sovitut asiat tällä hetkellä matkaavat ja varsinaiset keskustelut käydään muualla, kannattaa vakavasti miettiä digitaalisia tai visuaalisia viestintäkeinoja monen ihmisen yhteisen ajan haaskaamisen sijaan.

Voi olla, että olette oman työryhmänne kanssa sellaisessa tilanteessa, että säännölliset pikakokoukset riittävät, mutta tärkeä kysymys silloin on: Missä yhteinen tulevaisuuskuva on luotu? Onko se oikeasti jaettu niiden ihmisten keskuudessa, joiden tehtävänä olisi sitä edistää? Kuinka toimintaympäristö haastaa tavoitetta ja toimintatapoja? Millaisia dilemmoja ryhmän jäsenet kohtaavat päivittäisessä työssään? Mihin työssä ei ole valmiita vastauksia? Missä näitä asioita pohditaan?

Energisoivat kokoukset

Suomessa vuosikymmeniä koulutettu kokousmantra: puheenjohtaja, sihteeri, iso pöytä, joka ympärillä istuvat eivät näe toisiaan, 2 h aikaa, asialista, pöytäkirja, puheenvuoron pyytäminen… on todellakin syytä murtaa. Vähemmänkin jäykkinä versioina se edelleen kaivaa maata jalkojen alta oikeilta kohtaamisilta työssä. 

Hyvän kokouksen pitäminen onnistuu, kun muistaa pari peukalosääntöä: Varaa aikaa 15 min - 1 päivä, sen mukaan mitä kokouksessa on tarkoitus saada aikaan.  Luo yhdessä ajattelulle suotuisa ilmapiiri, aktivoi osallistujat ja ota käyttöön ajattelun apuvälineitä, kuten valkotaulu, post it -laput tai värikynät. Mieti mikä on hyvä paikka kokoukselle: rauhallinen paikka, tilaa liikkua ja ikkunoista näkee kauas, seisonta- tai kävelypalaveri vai joku näiden vaihteleva yhdistelmä?

Mieti myös kuinka kokouksesi loppuu. Lähdetäänkö sieltä vauhdilla 'oikeisiin töihin'? Jääkö kokoushuone taakse hämmentyneissä, lannistuneissa tai epätietoisissa tunnelmissa? Hyvän kokouksen tunnistaa siitä, että osallistujille ei jää epäselväksi miten esillä olleissa asioissa jatketaan ja usko yhteisten tavoitteiden saavuttamisen todennäköisyyteen lisääntyy.

Hyvät kokoukset ovat tärkeitä. Todella tärkeitä ne ovat yhdessä työskenteleville ihmisille. Ilman niitä porukasta tulee helposti vähemmän kuin osiensa summa.