Hyvää hallintoa syntyy vain hallintoa kehittämällä

Terveisiä appelsiinipuiden ja minareettien kaupungista

Kuluneen talven aikana olen käynyt useamman kerran työtehtävissä Kyproksen pääkaupungissa Nikosiassa. Reissut ovat olleet mieleenpainuvia ja ajatuksia herättäviä niin kulttuurisesti kuin ammatillisesti. Tässä muistiinpanoja siitä, miltä maailma näyttää Välimeren itäkolkasta katsottuna:

blogi.valtiokonttori.fi/virkamiehena-appelsiinien-kaupungissa/

VIRKAMIEHENÄ APPELSIINIEN KAUPUNGISSA

Kirjoitettu 22.4.2016

Valtiokonttorinkin virkamiehen työ voi väliaikaisesti sijoittua myös appelsiinipuiden katveeseen. Eurokriisin hoitoon liittyen mm. Kyproksen valtionhallintoa on kammattu läpi muiden EU-maiden asiantuntija-avun tuella. Näissä merkeissä olen kuluneen talven aikana ollut tekemässä Kyproksen oikeusasiamiehen toimiston toiminnallista arviota. Tämän ´organisaatiosalapoliisinkin’ taitoja vaatineen projektin loppuraportti luovutettiin juhlallisesti 20.4. Asiantuntijaryhmämme 53 suositusta oikeusasiamiesfunktion parantamiseksi odotettiin innolla ja kiinnostuksella, mikä lupaa hyvää myös niiden toimeenpanoon.

Pitkien haastattelu- ja kokouspäivien lomassa on ollut mahdollista tunnustella miltä työ maistuu Kyproksen pääkaupungissa Nikosiassa. Itselleni ensimmäinen yllätys oli, että Kypros on kulttuurisesti kuitenkin enemmän Lähi-Itää kuin Eurooppaa. Työpaikan ikkunasta näkyy Nikosian suurin moskeija ja kun töistä pääsee hotelliin, niin samoihin aikoihin kuuluu minareeteista kutsu iltarukoukseen. Siinä sivussa myös ortodoksikirkkojen kellot kalisevat tasaisin väliajoin. Ja appelsiinipuita on todellakin kaikkialla. Ne reunustavat myös kaupunkibulevardeja, ja helmikuussa satoaikaan kadulle pudonneita appelsiineja saa väistellä kävellessään.

Piikkilankaa ja leimasimia

Monien kulttuurien läsnäolo ja sekoittuminen on vuosituhansia ollut saaren elämälle leimallista, mutta sen kanssa toimeen tuleminen on välillä ollut vaikeaa. Tällä hetkellä Nikosia onkin Euroopan viimeinen jaettu pääkaupunki, jonka keskellä kadut päättyvät yhtäkkiä piikkilankaan ja tynnyreihin sekä vuodesta -74 asti ruostuneisiin kahviloiden ja kauppojen kyltteihin. Upean, venetsialaisten rakentaman 11-sakaraisen muurin ympäröimä vanha kaupunki on täsmälleen puolitettu. Vasta viime kesästä asti kreikkalaisen ja turkkilaisen alueen välillä on päässyt liikkumaan ilman viisumia. Nyt riittää vain se, että on passi mukana. Osittain rajalinjan varjoon ja unohduksiin jäänyt vanha kaupunki on taas heräämässä eloon, ja sitä restauroidaan laajasti Unescon kanssa yhteistyössä. Uutta toivoa on myös siitä, että uudelleen ja uudelleen tuloksettomia neuvotteluja kokenut jäätynyt konflikti saataisiin laukeamaan.

Bysantin kulttuurinen perintö näkyy luonnollisesti myös hallinnon kulttuurissa. Sisäministeriön aulassa ei tervehdi presidentin tai pääministerin vaan arkkipiispan kuva – sekä laatikoittain tarkastettavana olevia leimasimia. Yhteistyön ja osaamisen hyödyntämisen mahdollistavat rakenteet ja prosessit eivät ole olleet hallinnon järjestämisen keskiössä. Oikeusasiamiehen toimistossa lähdimme liikkeelle tilanteesta, jossa organisaatiokaaviota ei ollut ja me ensimmäistä kertaa kuvasimme miten toimistossa tällä hetkellä työskennellään. Siihen siis tarvittiin jopa niitä salapoliisitaitoja vieraan kielen ja vieraiden aakkosten keskellä. Verkkokalvolle on myös iskostunut toistuva kuva paikallisista virkamiehistä kulkemassa edestakaisin kainalossa iso paksu ruskea kirjekuori täynnä huolellisesti leimattuja papereita. Sitä seuratessa on tullut vahvasti tullut mieleen, että siunattu ICT ja digitalisaatio. Niiden tuomat muutokset ovat Suomen hallinnolle massiivisia, mutta hyvään suuntaan mennään.

Tulevaisuus on hallinnon asiakas

Kyproksen reissujen lentokonelukemisena minulla on ollut Lawrence Durrellin klassikkoromaani Bitter Lemons of Cyprus. Sitrukset siis mielessä hänelläkin! Kirja on sekä dokumentaarinen että poeettinen kuvaus 50-luvun vuosista, jolloin Durrell kuningattaren lehdistövirkamiehenä asui ja työskenteli Kyproksella. Kirjassa Durrell kuvaa mm. Kyproksen brittiläisen poliisin kyvyttömyyttä toimia sisäisen terrorin tilanteissa. Kyproksen poliisin organisaatiota ja toimintatapoja ei ollut uudistettu vuosikymmeniin, joten toimintakyky ei vain enää vastannut ajan vaatimuksia. Tämä tuli uudelleen mieleen, kun Brysselin terrori-iskujen yhteydessä puhuttiin Belgian poliisin sekavasta rakenteesta ja kyvyttömyydestä toimia syntyneessä tilanteessa.

Sekä historialliset että tämän päivän esimerkit todistavat, että hyvää, toimivaa, ajantasaista hallintoa syntyy vain hallintoa kehittämällä. Hyvin usein ajatellaan, että hallinnon tehtävä olisi säilyttää, ja että asioiden vaikeaksi tekeminen olisi hallinnon ennustettavuuden ja oikeudenmukaisuuden hinta. Hyvän hallinnon erityinen piirre on kuitenkin se, että se kehittyy ajassa ja toimii kehityksen tukena ja mahdollistajana – niin koko yhteiskunnan, kansalaisten kuin myös hallinnon omien työntekijöiden näkökulmasta.

Hereillä olemisen ja jatkuvan kehittämisen haasteen kanssa painivat kaikki hallinnot. Välimeren itäkolkassa näkyy tällä hetkellä erittäin hyviä merkkejä siitä, että Kypros on ’tekemässä virot’ niin notkahtaneen taloutensa kuntoon laittamisessa kuin reformikyvykkyydessä.

Marika Tammeaid

HR on rikki

Nyt tuntui tarpeelliselta kirjoittaa siitä, että se miten perinteisesti ymmärrämme hyvän HR-funktion organisaatiossa, kaipaisi päivitystä. Myös runo voi olla henkilöstöjohtamisen työkalu! Tästä ja muusta enemmän täällä:


http://blogi.valtiokonttori.fi/hr-johtamisen-kiltti-tytto/

HR – JOHTAMISEN KILTTI TYTTÖ

Kirjoitettu 15.3.2016

Oletteko kuulleet siitä organisaatioiden HR-funktiosta, jolle jo vuosikymmeniä sitten kerrottiin, että kuule, ei sinne johtoryhmän agendalle pääse, jos ei ole esittää lukuja ja faktoja. Ei johto ymmärrä mitään ihmishöttöä vaan numeroita. Mittarit täytyy olla. Ja pikku HR teki työtä käskettyä. Kilttinä tyttönä se väänsi lukuja ja aikasarjoja. Tarjoili johdolle henkilöstötilinpäätöksiä, työilmapiirikartoituksia, sairauspoissaoloprosentteja, osaamiskartoituksia ja henkilöstökehyksiä.

Ja mitä tapahtui? No, ei yhtään mitään. Johto yskähteli ja katseli lukuja, ymmällään. Juu, käyrä ja prosentti, mutta mitä näille osaisi tehdä? Ainoa keskustelu virisi siitä, että onkohan otos kattava ja miksiköhän meillä ei väki osaa arvostaa sitä, miten hyvin täällä asioita tehdään. Pari kertaa pikku HR sai vielä uuden kutsun johtoryhmään, mutta sitten taas kiireiset ja tärkeät asiat ajoivat agendalla ohi.

Mitattava suure vai elävä organismi?

Olisikohan jo aika todeta, että valitettavasti HR:lle annettiin ihan väärät ohjeet. Vuosikymmeniä yritettiin muuntaa henkilöstöä resurssiksi, jota voisi käsitellä kuin rahaa tai koneita. Oikein kovasti survomalla pystyttiin pelkistämään ihmisten laatua ja moninaisuutta nätisti sarakkeisiin jakautuviksi taulukoiksi. Kun vain annettiin periksi kaikissa niissä asioissa, jotka tekevät ihmisestä ihmisen, ammattilaisesta tuloksellisen ja motivoituneen.

Koneita voi ostaa ja huoltaa, rahoja voi sijoittaa ja siirrellä, mutta ihmisiä täytyy johtaa ja vaikuttavuutta johtamiseen saa vain arkisen vuorovaikutuksen kautta. Nyt olisi viimeistään aika pikku HR:n muuttua kiltistä tytöstä johtajaksi ja kertoa, että muutos ei lähde uusista prosesseista vaan myönteisestä ihmiskäsityksestä. Niin mukavaa kuin olisi jatkaa sitä turvallista illuusiota, että lukujen ja mittarien avulla päästään ihanaan hallinnan maailmaan, on vain todettava, että organisaatio ei ole mitattava suure vaan elävä organismi. Tuloksellisuus ja jatkuva uudistuminen nojaavat sisäisen motivaation lähteeseen, jonka vaaliminen on johtamisen ydintä.

On selvää, että isoja kokonaisuuksia tarkasteltaessa, luvut ja ristiintaulukoinnit voivat näyttää asioita ja lainalaisuuksia, joita arjessa emme helposti huomaa. Pelkät numerot eivät kuitenkaan kerro mitään johtajalle, joka ei ole pysähtynyt miettimään miten lähestytään ihmistä, miten rakennetaan siltaa yksilön ja kokonaisuuden väliin.

Runo työkaluna

HR:llä toivottavasti on tarjota keinoja hyvän johtamisen, toimivien työyhteisöjen ja työn ilon lisäämiseen sekä rohkeutta tätä asiantuntemusta jakaa ja käyttää. Pelkkä tien raivaaminen johtoryhmään voi tosin olla vaativa taival. Itselleni oli ison huokaisun paikka vuosikymmenten jälkeen todella tajuta, että suurimmassa osassa valtion organisaatioita henkilöstöjohto ei edes kuulu johtoryhmän kokoonpanoon. Valtiolla henkilöstöasiat ovat edelleen puhtaan vanhakantaisesti alisteisia taloudelle ja hallinnolle, niin organisoitumisessa kuin johtoryhmätyöskentelyssä.

Tässä asetelmassa on erityisen tärkeää, että HR lunastaa paikkansa ihmisten johtamisen suunnannäyttäjänä, ei taulukoiden laatijana. HR voisi ajatteluttaa johtoa vaikka henkilöstömittareista väitelleen Maria Mårtenssonin runolla, jonka liitän tähän jo eläkkeelle jääneen kollegani Irma Väänänen-Tompon ansiokkaana suomennoksena:

Mitä merkitsee mitata ihmistä
Puhua hänestä luvun estetiikalla
Antaa numeron ilmaista hänen kykynsä
Hänen jokapäiväisen työnsä ja syvimmän ammatinharjoittamisensa?
Mitä merkitsee mitata ihmistä
Supistaa hänet tulokseksi
Laskea hänet mutta ei ottaa häntä lukuun
Yhdeksi totuudeksi tiivistettynä?
Mitä merkitsee mitata ihmistä
Ja mitä hän on kekoon kantanut
Tehdä hänet näkyväksi tavalla jota hän hädin tuskin ymmärtää?
Mitä merkitsee mitata ihmistä?
Ehkä unelmaa jostain paremmasta
Mutta luvut eivät aina pysty puhumaan niin kuin luulemme niiden pystyvän.

Erittäin tärkeä viesti tässä eksponentiaalisesti lisääntyvän datan maailmassa!

Marika Tammeaid

Jaa tämä:

Saako nykyään sairastaa rauhassa?

Merkintöjä flunssa-aallon keskeltä: Saako nykyään sairastaa rauhassa?

Flunssat ja influenssat jylläävät taas täysillä talvisessa Suomessa. Nyt on hyvä aika miettiä mitä flunssainen tarvitsee: lepoa, empatiaa, lämmintä juomaa ja vetäytymistä parantavan unen ja tekemättömyyden maailmaan. Kuten tuttavani Jarmo niin laittamattomasti asian ilmaisi: … lämmintä mehua, kiireettömyyttä, tunnustelua voinnista, heikkouden hyväksymistä, hitautta, kirja ja vielä radio…  Pakko kysyä onko tähän enää osaamista ja lupaa? 

Ihana ICT ja some pitävät meidät kiinni tiiviissä vuorovaikutuksessa muun maailman kanssa herkeämättä ja tilanteessa kuin tilanteessa. Ei enää puhettakaan siitä vanhojen romaanien tai lapsuuden sairastamisesta, jolloin unen ja valveen rajamailla kerätään voimia, sairasta käydään ilahduttamassa kukilla tai pienellä juttutuokiolla.  Jokunen raportoi, että on sairastaessaan katsonut pitkään listalla olleita sarjoja tai dokumentteja pari päivää putkeen. Siinä on edes jotain omaehtoisuutta – ajan antamista itselle, sille mitä keho ja mieli kaipaavat.

Nyt levinneempi tapa tuntuu olevan yritys elää kuin flunssa häviäisi, kun yrittää sitkeästi olla siitä välittämättä ja antaa sen muuttaa sovittua päiväjärjestystä mahdollisimman vähän. Monelle lähes ylitsepääsemätön haaste on sulkeutua edes hetkeksi pois sähköpostikeskusteluista, twitter-virrasta tai Facebookin vahtaamisesta. Tekemättömyyden hetki ja ajan ottaminen omien ajatusten kuuntelulle on joko luksusta, jota emme enää muista tai niin outoa, ettei tiedä miten sellaisessa hetkessä käyttäytyisimme. Some toki parhaimmillaan myös viihdyttää flunssapotilasta, toimii nykyajan sängynvieruslukutuokiona. Pahempi versio on sähköpostiriippuvuus. Kun täytyy kuitenkin seurata mitä siellä tapahtuu, kuka kysyy, kysyykö kukaan ja miten asiat etenevät..?

Kaikki ei ole kuitenkaan omissa käsissä. Kun siunattu ICT antaa nykyään mahdollisuuden työskennellä mistä ja milloin vain, koputtelijoita ovella on jonoksi asti eikä tosiaan kukkien, pienen juttutuokion tai paranemistoivotusten kanssa. Kuinka monta kertaa viime päivinä olenkaan kuullut kysymyksen ”Siis ootsä  NIIN kipee, ettet pystys osallistumaan edes etänä?” Kun sattuu olemaan työssä, jossa kokoustetaan paljon, etäkokouslinkkejä tupsahtelee kalenteriin ja sähköpostiin tasaista tahtia: bling, bling, bling…  Kaikenlaisia juoksevien asioiden kokouksia, toiset oikeasti kiireellisempiä tai ainutlaatuisempia kuin toiset, mutta enimmäkseen siitä syystä, että näin oli suunniteltu, niin luki kalenterissa… Aika kova luu täytyy sairaana olla, että voi todeta, että nyt sairastan, palataan asiaan tervehdyttyäni. Ja jos näin ei toimi, ei saa sairaana koottua voimiaan älähtääkseen päätyy flunssaisena olemaan täyspäiväisesti etänä töissä, tekemään juuri niitä samoja asioita, joita muutenkin tekisi. Mihin siis jäi se mitä sairas tarvitsee – rauhaa, hiljaisuutta, höyryhengitystä ja mahdollisuutta keskittyä voimien palauttamiseen? Sitä voi sitten tehdä… omalla, kalenteroimattomalla ajalla?

ICT ja mahdollisuus työskennellä etänä on upea asia. Sairaana pystyy hoitamaan polttavimmat asiat eteenpäin. Ei tarvitse sängyn pohjalla murehtia, että joku merkittävä asia ei flunssan yllättäessä etene ja sairastavalla itselläänkin on silloin yksi murhe vähemmän. Valitettavasti ICT-mahdollisuudet eivät kuitenkaan ole tehneet meistä robotteja, joilla on vastaanotto aina. Nyt olisi hyvä palauttaa mieliin, että flunssa ei ole etätyön muoto vaan ohimenevä sairaus, joka jokusen päivän lepo ja rauha tavallisesti hoitavat. Tämän ajan ottaminen ja antaminen on keskeistä, sillä henkinen ja fyysinen latautuminen vaatii aikaa ja tilaa. Ilman sitä ei synny uutta ja olemassa oleva ei syvene. Itse olen jo varsin tottunut siihen, että osa kokouksen osallistujista on paikalla livenä, osa etänä, mutta kaikkien toivoisin olevan paikalla 'arkisenhyvissä' ruumiin ja sielun voimissa. Se on minimiedellytys hyvälle työlle.

Digitaaliset mahdollisuudet lisääntyvät, mutta muuttuuko toiminta?

Tänään julkaistiin oheinen kirjoitukseni Valtiokonttorin koko valtiolle osoittamassa Henkilöstöhallinnon uutiskirjeessä. Nyt olisi viimeistään oikea aika tarttua käsityksiin työstä ja virkatyöstä ja muuttaa virkatyön tekemisen tapoja nykymaailmaa vastaavaksi. Ensimmäinen askel varmasti olisi opetella irrottamaan läppäri telakasta ja ryhtyä oikeasti tekemään omaa työtä joustavlla tavalla. Tämä ihan oikeasti on monille se vielä ottamaton ensimmäinen askel:-) Onneksi monessa paikkaa ollaan kuitenkin jo pidemmällä. Tästä lisää ohessa!
TYÖ2.0 - Kohti moderneja työnteon tapoja

Johtajuus puhuttaa aina vaan

Kun nyt lopulta saan tämän blogini kunnolla alkuun, niin aloistan jakamalla viime vuonna kirjoittamani blogin, joka on julkaistu Aducaten sivulla. Se syntyi, kun olin menossa kouluttamaan valmentavaa johtajuutta Future Leadership -ohjelmaan. Ajattelen, että tilanteesta lähtevä, ratkaisukeskeinen ja valmentava johtamisote muuttuu aina vain ajankohtaisemmaksi, mitä haastavammimmiksi johtamistilanteet käyvät.

https://weaducate.wordpress.com/2014/02/21/marika-tammeaid-johtajat-ymmallaan/

Marika Tammeaid: Johtajat ymmällään

HELMIKUU 21, 2014 / APUHAKK

Keskustelin vastikään erään suuren organisaation johtajan kanssa johtamisen ja esimiestyön valinnoista. Hän halusi aidosti löytää sekä hyviä tuloksia että henkilöstön tyytyväisyyttä tuottavan johtamistavan, ja oli jo pidemmän aikaan lukenut artikkeleita tunnettujen firmojen johtamistavoista, keskustellut eri asiantuntijoiden kanssa ja punninnut eri näkemyksiä. Kaiken tämän lopputuloksena hän oli ymmällään.

Organisaatioiden menestystarinat toivat esiin osittain jopa vastakkaisia malleja. Kun yhtäällä panotettiin avoimuuteen ja yhdessä tekemiseen, toisaalla vannottiin pieniin luoviin ”soluihin” uudistumisen ajureina. Yhdessä paikassa edettiin itseohjautuvasti, toisessa johtaja oli ytimiä myöten selvillä siitä, mitä tehtiin ja miten. Kaiken kukkuraksi kaikki nämä mallit tuntuivat johtaneen sekä tunnettuihin menestystarinoihin että epäonnistumisiin.  Kovan selvitystyön jäljiltä päälimmäiseksi  kysymykseksi jäi edelleen mitä oppeja poimia ja onko näistä johtamisopeista ylipäätään hyötyä.

Eteenpäin keskustelussa pääsimme, kun lähdimme keskustelemaan siitä, mitä hän haluaa organisaationsa näyttävän, mitä saavuttavan lähitulevaisuudessa. Oleelliseksi kysymykseksi nousikin, millaisella johtamisella  tämä tavoiteltu tulevaisuus voidaan saavuttaa. Mitä hän itse voi tehdä, keitä muita tarvitaan, ja miltä asia johtamisen arjessa näyttää? Hymy palautui pikku hiljaa johtajamme kasvoille. Organisaation luotsaaminen alkoi tuntua mahdollisemmalta urakalta ja konkreettiselta arkiselta tekemiseltä.

Johtamisoppeja ja hyvien käytäntöjen kuvauksia on todellakin saatavilla niin paljon, että niiden rämeikköön voi eksyä. Mallien paljous myös helposti johtaa ajatukseen, että jostain ulkopuolelta on haettavissa hiottu kehikko, joka toimii meilläkin. Parin kymmenen vuoden johtamis- ja konsultointikokemuksella kuitenkin väitän, että hyvää johtamista ja esimiestyötä ei loppujen lopuksi voi määritellä tai laittaa muottiin. Hyvän johtamisen reseptejä voi tuki luonnostella, mutta yhtä viitteellisellä tasolla kuin vanhan ajan keittokirjoissa – ”paistetaan keskikuumalla lämmöllä”.

Hyvän johtamisen ja esimiestyön jokapäiväinen haaste lähtee ihmisten, organisaatioiden ja toimintaympäristöjen erilaisuudesta. Tempperamenttien, osaamisten ja tilanteiden kirjo takaa sen, että pohjimmiltaan meistä jokainen tarvitsee ja toivoo erilaista esimiestyötä voidakseen tehdä oman työnsä hyvin. Vaativassa mutostilanteessa kaivataan erilaista johtamista kuin pientä viilausta tehdessä. Niinpä, hyvän johtajuuden  mittatikuksi nousee väistämättä kyky valmentaa ja sparrata omat ihmiset tekemään se, mitä tavoitellaan tai mikä on välttämätöntä tulevaisuuden kannalta.

Valmentava johtamisote on ennen kaikkea taito, joka auttaa toimimaan hyvää tulevaisuutta rakentavalla tavalla tilanteessa kuin tilanteessa. Se on tapa saada ihmiset mukaan, ja auttaa näkemään mihin panostaa haasteiden keskellä.  Vaikka jalassa olisivat kuinka suuren johtajan saappaat,  niin yksin ei vielä kovin paljon saa aikaan.  Kunnolla liikkeelle pääsee vasta edistämällä kaikkien organisaation jäsenten vastuunottoa ja yhteistyökykyä. Hyvä johtaminen onkin aina sekä yksilöiden että koko yhteisön johtamista. Tähän esimiehellä on avaimet kädessään, kaikissa tilanteissa ja kaikissa organisaatioissa.

Menestymisten ja epäonnistumisten tarinoita voi toki lukea omien näkökulmien laajentamiseksi, mutta ratkaisut oman organisaation tilanteeseen kannattaa hakea lähempää: omasta itsestä, omasta henkilöstöstä ja oman organisaation tavoitteista. Valmentavaa johtamisotetta voi jokainen oppia ja kehittää. Mukaan tarvitaan myös ripaus avoimuutta, rohkeutta ja omaa persoonallista tyyliä. Kyse on perimmiltään panostamista sellaiseen arkiseen vuorovaikutuskulttuuriin, jossa jokainen haluaa antaa parhaansa. Ja tuloksena omannäköisiään organisaatioita, jotka saavuttavat tavoitteensa ja joissa on hyvä tehdä työtä. – Ja sehän on juuri se, mitä alun johtajammekin tavoitteli.

Kirjoittaja: Marika Tammeaid on ratkaisukeskeinen valmentaja ja kouluttaja. Hän työskentelee valtiovarainministeriössä kehittämispäällikkönä.

Marika kouluttaa Future Leadership -koulutuksessa valmentavasta esimiestyöstä. Koulutuksen järjestää Ikä3.0 -hanke, jota hallinnoi Itä-Suomen yliopiston koulutus- ja kehittämispalvelu Aducate. Mukana on myös Karelia-ammattikorkeakoulu. Hanketta rahoittavat Pohjois-Karjalan ELY-keskus ja Euroopan sosiaalirahasto.

Mainokset